Xavio
Două roluri, și de ce contează care
Xavio e un ERP. Aproape niciuna dintre datele personale dinăuntru nu e despre noi și nu e a noastră: sunt datele pe care firma ta le introduce despre clienții, furnizorii și angajații ei.
Pentru acele date, firma ta este operatorul — ea hotărăște de ce le colectează și ce se întâmplă cu ele — iar noi suntem persoană împuternicită: le prelucrăm doar ca să ținem aplicația în funcțiune, după instrucțiunile ei documentate. Condițiile sunt scrise în pagina Prelucrarea datelor.
Pentru un set mult mai mic de date suntem noi operatorul: conturile de utilizator, facturarea serviciului nostru, suportul și securitatea platformei. Restul paginii e despre setul acesta.
Ce prelucrăm ca operator
- Contul: numele, adresa de e-mail, parola (păstrată doar ca amprentă, niciodată în clar) și setările pasului doi de autentificare.
- Firma de care aparține contul și drepturile pe care omul le are în ea.
- Date tehnice: adresa IP, identificatorul browserului, momentele autentificării, sesiunile deschise și, pentru aplicația de telefon, numele dispozitivului, platforma și versiunea aplicației.
- Jurnalul de audit: ce acțiune s-a făcut, de cine și când.
- Corespondența de suport, dacă ne scrii.
- Datele de facturare ale firmei, pentru abonamentul Xavio.
De ce, și pe ce temei
Executarea contractului: ținerea conturilor, funcționarea aplicației, suportul. Obligația legală: facturarea serviciului nostru, contabilitatea, răspunsul la solicitările legale ale autorităților. Interesul legitim: securitatea platformei, prevenirea abuzului, jurnalul de audit, măsurarea performanței. Consimțământul: doar acolo unde îl cerem separat — azi, nicăieri în aplicație.
Ce nu facem
Nu folosim datele pentru publicitate și nu le vindem. Nici aplicația, nici paginile publice nu au vreun instrument de analiză sau de urmărire — nici Google Analytics, nici pixeli de rețele sociale, nici hărți de clicuri.
Un singur lucru pleacă în afară: paginile publice încarcă fonturile Sora și Inter de la Google Fonts, deci Google primește adresa IP a celui care le încarcă. În afară de asta, nimic de pe aceste pagini nu vine de pe alt domeniu.
Cine mai atinge datele în afară de noi
Folosim puțini furnizori, și numai pentru ce are nevoie serviciul:
- Hetzner Online GmbH Germania (Nürnberg)
Găzduirea aplicației și a bazei de date. - Hetzner Online GmbH — Storage Box Germania (Falkenstein)
Copiile de siguranță, criptate înainte de a pleca de pe server. - Cyber_Folks SRL România
Serverul de e-mail prin care pleacă mesajele platformei și documentele către clienții firmei. - Anthropic Ireland, Limited (Anthropic) Irlanda (contractul); datele se stochează în SUA
Modelul de limbaj din spatele lui Xavi, asistentul AI — numai pentru firmele pe care Xavi e folosit. Detaliile, în Declarația de transparență Xavi. - sendSMS.ro / SMSO.ro România
Trimiterea de SMS-uri — numai dacă firma activează canalul și își configurează propria cheie de acces.
Separat, și nu ca furnizor: când firma ta trimite o factură prin e-Factura, documentul ajunge la ANAF. Asta e o obligație legală a firmei tale, iar ANAF e autoritate, nu subîmputernicitul nostru. La fel și verificarea unui CUI în serviciul public al ANAF.
Unde stau datele și cât se păstrează
Aplicația, baza de date și copiile de siguranță sunt în Spațiul Economic European — Germania pentru găzduire și copii, România pentru serverul de e-mail.
O excepție: Xavi, asistentul AI. Pe firmele pe care e folosit, întrebările puse lui și datele firmei pe care le citește ca să răspundă ajung la Anthropic, care stochează datele în SUA. Garanția sunt clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Totul e scris în pagina Declarație de transparență Xavi. În afară de Xavi, nu transferăm date personale în afara SEE.
Datele contului se păstrează cât timp contul e activ. Jurnalul de audit se păstrează 3 ani. Copiile de siguranță expiră singure: 7 zilnice, 4 săptămânale și 6 lunare, după care nu mai există. Facturile emise pentru serviciul nostru se păstrează pe durata cerută de legea contabilității.
Securitate
Accesul se face doar prin HTTPS. Parolele sunt păstrate ca amprentă, din care nu se pot reconstitui. Autentificarea în doi pași e disponibilă pentru orice cont. Fiecare firmă e izolată în spațiul ei de lucru. Acțiunile asupra documentelor, drepturilor, rolurilor și setărilor lasă urmă în jurnalul de audit, împreună cu omul, momentul, adresa IP și identificatorul browserului.
Baza de date se salvează în fiecare noapte și se copiază criptat în afara serverului, iar un câine de pază dă alarma dacă o noapte e ratată. Serverul acceptă intrare doar cu cheie, pentru un singur cont de administrare.
Drepturile tale, și la cine te duci cu ele
Poți cere accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea sau te poți opune prelucrării, și poți depune plângere la autoritatea de supraveghere — în România, ANSPDCP.
Contează la ce ușă bați. Dacă ai un cont Xavio, scrie-ne la contact@xavio.ro. Dacă ești client, furnizor sau angajat al unei firme care folosește Xavio și ți-ai găsit datele acolo, operatorul e firma aceea — cererea merge la ea. Dacă o astfel de cerere ajunge la noi, o transmitem firmei și nu o soluționăm singuri.
Minori
Xavio e o unealtă pentru firme. Nu e destinat și nu se adresează copiilor, iar nu creăm cu bună știință conturi pentru persoane sub 16 ani.
Modificări ale politicii
Când aplicația începe să prelucreze altfel datele — o funcție nouă, un furnizor nou, altă durată de păstrare — politica se actualizează înainte ca schimbarea să fie pornită, nu după. Data din capul paginii arată versiunea curentă.
Ce face aplicația azi
Un singur ecran funcțional: tabloul firmei, doar de citit. Intri cu același cont ca pe web — adresa de e-mail și parola din Xavio — și vezi cifrele pe care ți le dau drepturile. Din aplicație nu se introduce, nu se modifică și nu se semnează nimic.
Ce reține despre dispozitiv
Jetonul de autentificare stă în Keychain-ul iOS și e valabil 60 de zile, după care te autentifici din nou. Alături de el, serverul păstrează: o amprentă a jetonului (niciodată jetonul însuși), numele dispozitivului, platforma, versiunea aplicației, adresa IP a ultimei folosiri, momentul ultimei folosiri și data expirării. Delogarea retrage jetonul de ambele părți.
Ce nu cere deloc
Nici localizare, nici cameră, nici contactele din telefon, nici microfon, nici notificări. Aplicația nu declară nicio permisiune de sistem, deci iOS nu are niciodată ce să te întrebe. Fără reclame, fără analitice, fără niciun SDK străin.
Datele firmei nu se păstrează pe telefon
Cifrele se cer serverului la fiecare deschidere a ecranului, pe HTTPS, și nu se scriu pe dispozitiv. Dacă pierzi telefonul, retragerea jetonului — prin delogare de pe alt dispozitiv sau printr-o cerere la noi — e de ajuns ca să oprească accesul.
Ce urmează, și ce înseamnă pentru pagina asta
Sunt planificate încasările pe teren, emiterea de facturi și scanarea codurilor de bare. Scanarea va avea nevoie de cameră. Nu le promitem aici și aplicația nu le face azi. Când apare una din ele, pagina asta se actualizează — și declarațiile din App Store și Google Play cu ea — înainte ca versiunea care o conține să fie publicată.