Declarație de transparență Xavi (GDPR și AI Act)

Ce este Xavi și cine îl poate folosi

Xavi e asistentul AI din Xavio. Îi pui o întrebare în cuvinte obișnuite despre firma ta — „cine îmi datorează bani?”, „ce produse sunt sub stocul minim?” — și răspunde din datele firmei, pe care le citește la cerere, prin unelte. Nu primește niciodată baza de date întreagă: cere doar ce-i trebuie pentru întrebarea pusă.

Xavi e un modul care se pornește separat pe fiecare firmă. Azi îl pot folosi numai:

• utilizatorii care au rolul superadmin într-o firmă pe care modulul e pornit — niciun alt rol al firmei nu are dreptul;
• membrii echipei Xavio care lucrează în spațiul firmei: administratorii platformei — pe orice firmă, inclusiv din terminalul serverului, chiar dacă modulul nu e pornit pe ea — și colegii de la suport sau tehnic, numai într-o firmă în care au o sesiune de suport aprobată și pe care modulul e pornit.

Xavi lucrează mereu pe o singură firmă: cea deschisă pe ecran. Modelul nu poate alege și nu poate schimba firma, iar fiecare unealtă filtrează datele pe firma aceea.

Ce date citește Xavi

Xavi citește datele firmei prin 23 de unelte și nu schimbă nimic din ele. Fiecare unealtă e o interogare scrisă de noi, nu una compusă de model; modelul alege doar unealta și parametrii ei — perioada, produsul, partenerul. Pe server, uneltele astea citesc printr-un cont al bazei de date care are numai drept de citire, așa că baza refuză orice scriere venită pe drumul lor.

O singură unealtă scrie: tine_minte. Scrie numai un rând scurt în memoria omului care întreabă, pe firma pe care e — vezi secțiunea 5 — și numai cu „da”-ul lui. Nu atinge datele firmei.

• Clienți și furnizori
  fisa_partener — fișa unui client sau furnizor pe o perioadă: soldul de la început, documentele și plățile una câte una, soldul de la sfârșit, pe monede
  solduri_clienti — cât datorează fiecare client la o dată aleasă, pe monede, cu numele și codul fiscal
  solduri_furnizori — cât îi datorează firma fiecărui furnizor la o dată aleasă, pe monede, cu numele și codul fiscal
  restante_pe_vechime — ce au de plătit clienții, împărțit după câte zile au trecut de la scadență
• Facturi
  facturi_emise — facturile emise într-o perioadă: număr, dată, client, total, cât s-a încasat și cât a rămas
  facturi_primite — facturile primite de la furnizori, prin SPV sau din import: număr, dată, furnizor, cod fiscal, total, cât s-a plătit și cât a rămas
• Încasări și plăți
  trezorerie_pe_perioada — cât a intrat și cât a ieșit într-o perioadă — încasările pe facturile emise și plățile către furnizori —, pe feluri de bani
• Vânzări
  vinzari_pe_luna — vânzările firmei pe luni, într-o perioadă
  vinzari_pe_client — cât a cumpărat fiecare client într-o perioadă
  vinzari_pe_produs — ce s-a vândut pe fiecare produs: cantitate, valoare, preț mediu
  comparatie_an_la_an — vânzările unei perioade față de aceeași perioadă de anul trecut
  marja_pe_produs — venitul din vânzări minus costul de achiziție, pe produs
• Stocuri și mișcări de marfă
  stoc_curent — stocul de acum: cantități și valoare la prețul de achiziție, pe categorii
  stoc_sub_minim — produsele sub pragul minim de stoc și cât e de comandat
  fisa_de_magazie — intrările și ieșirile unui produs pe o perioadă, cu documentul fiecărei mișcări
  balanta_stoc — balanța de stoc pe o perioadă, pe fiecare produs care s-a mișcat
  stoc_fara_miscare — produsele care au stoc, dar nu s-au mișcat de mult timp
  jurnal_miscari — mișcările de stoc dintr-o perioadă: produs, cantitate, document, gestiune
  intrari_pe_furnizor — marfa intrată pe recepții, pe furnizor sau pe produs
  iesiri_pe_client — marfa vândută, pe client sau pe produs
  top_rulaj — produsele care s-au mișcat cel mai mult într-o perioadă
  evolutie_cost — cum s-a schimbat costul de achiziție al unui produs, intrare cu intrare
• Documente PDF
  scoate_pdf — pune într-un PDF, pe serverul Xavio, un tabel cu rezultatele uneltelor de mai sus, numai când îl ceri. Nu citește alte date și nu trimite fișierul nicăieri: îl descarci tu, din pagina lui Xavi
• Memoria lui Xavi (singura unealtă care scrie)
  tine_minte — scrie un rând scurt în memoria ta, pe firma pe care ești — o preferință, de exemplu „vrea sumele fără TVA”. Se salvează direct numai când îi spui tu „ține minte…”; când Xavi observă singur o preferință, doar te întreabă „Să țin minte asta?” și nu salvează nimic până nu răspunzi „da”. Nu scrie nimic altundeva: nici în datele firmei, nici în memoria altui om, nici în memoria comună a firmei. Refuză parolele, cheile, CNP-urile, datele de card și IBAN-urile

Datele citite pot include numele și codurile fiscale ale clienților și furnizorilor — unii dintre ei pot fi persoane fizice —, numerele și sumele documentelor, plățile și stocurile. Uneltele nu citesc adrese poștale, numere de telefon, adrese de e-mail sau conturi bancare.

Ce pleacă la furnizorul modelului

Ca să răspundă, Xavio trimite la Anthropic, prin interfața lor de programare (API):

• textul întrebării, cu data zilei de azi lângă el;
• rezultatele uneltelor chemate pentru întrebarea respectivă — rânduri din baza firmei, tăiate la un număr fix de rânduri pe fiecare unealtă. Pot conține numele clienților și furnizorilor, codurile lor fiscale, numere de documente și sume;
• istoricul discuției curente: întrebările și răspunsurile de mai înainte din aceeași discuție (nu și rezultatele uneltelor de la întrebările de mai înainte);
• instrucțiunile fixe ale lui Xavi și descrierea uneltelor — același text la fiecare întrebare, fără date ale firmei;
• memoria lui Xavi, când există: rândurile pe care le ține minte despre omul care întreabă, pe firma respectivă, și rândurile comune ale firmei — cel mult 30 de rânduri / 2.000 de caractere pentru om și 20 de rânduri / 1.500 de caractere pentru firmă. Propunerile neconfirmate nu pleacă.

Nu trimitem numele, adresa de e-mail sau alt identificator al omului care întreabă și nici numele firmei ca atare; numele firmei poate apărea doar dacă apare în întrebare sau în datele citite.

Furnizorul și modelul

Modelul de limbaj e claude-opus-5-5, de la Anthropic. Pentru un client din SEE, Termenii comerciali Anthropic numesc drept parte contractantă Anthropic Ireland, Limited. Anthropic prelucrează datele trimise de Xavi ca subîmputernicit al nostru, după Anexa lor de prelucrare a datelor, care face parte din acei termeni.

Ce spune Anthropic în documentele lor publice, citite pe 5 noiembrie 2026:

• Antrenare. Implicit, Anthropic nu folosește intrările și ieșirile din API ca să-și antreneze modelele, iar Termenii lor comerciali spun că nu are voie să antreneze modele pe conținutul clientului. Excepția e feedbackul trimis explicit de client; Xavi nu trimite feedback.
• Cât păstrează. Intrările și ieșirile din API se șterg automat în 30 de zile de la primire sau generare. Excepțiile, după Anthropic: când o cerere e marcată de sistemele lor automate ca încălcând Politica lor de utilizare (atunci până la 2 ani), când legea cere păstrarea, ori când s-a convenit altfel. Xavi nu folosește servicii Anthropic cu păstrare mai lungă, cum e Files API.
• Unde. Datele se stochează în SUA. Implicit, cererile pot fi procesate în SUA, Europa, Asia și Australia; Xavi nu cere azi o anumită zonă.
• Garanția pentru transfer. Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia (UE) 2021/914), încorporate în Anexa de prelucrare a datelor a Anthropic.

Sursele:

• Anthropic — Is my data used for model training? (18 August 2026)
• Anthropic — How long do you store my organization's data? (1 July 2026)
• Anthropic — Where are your servers located? (15 June 2026)
• Anthropic — Commercial Terms of Service (effective 17 June 2025)
• Anthropic — Data Processing Addendum (effective 24 February 2025)

Ce păstrăm la noi și cât

Pentru fiecare întrebare, Xavio ține un jurnal în baza lui de date, pe serverul din Germania:

• discuția: firma, omul care a întrebat, modelul folosit și momentul;
• întrebarea și răspunsul, sau eroarea, dacă a fost una;
• fiecare unealtă chemată, cu ce i s-a cerut și cu rezultatul ei, tăiat la cel mult 4000 de caractere;
• câte jetoane s-au folosit, cât a durat și cât a costat.

Jurnalul nu are termen de ștergere automată. Fiecare om își poate șterge singur discuțiile, din lista „Discuții”: ștergerea e reală — pleacă întrebările, răspunsurile și uneltele chemate. Ce nu e șters rămâne până se șterge spațiul de lucru al firmei și se șterge odată cu el. Când se șterge contul unui om, discuțiile lui rămân în jurnalul firmei, fără legătură cu contul. Copiile de siguranță care conțin jurnalul expiră după calendarul lor, cel mai târziu în șase luni.

Memoria lui Xavi. Xavi ține două feluri de note scurte, tot în baza noastră:

• despre tine, separat pe fiecare firmă: preferințe, de exemplu „vrea sumele fără TVA”. Un rând se scrie numai când îi spui „ține minte…”, sau când răspunzi „da” la întrebarea lui „Să țin minte asta?” — o propunere pe care n-o confirmi nu pleacă niciodată la model. Cel mult 30 de rânduri / 2.000 de caractere; când memoria e plină, Xavi spune asta și nu mai salvează nimic. Ce ține minte despre tine pe o firmă nu apare pe alta;
• despre firmă, comună tuturor celor care folosesc Xavi pe ea — de exemplu „firma e o arhivă, nu se mai emit facturi”. O scrie numai cine are dreptul să administreze setările firmei. Cel mult 20 de rânduri / 1.500 de caractere.

Totul se vede în pagina „Ce știe Xavi despre tine”, unde poți corecta sau șterge orice rând despre tine; rândurile firmei le corectează sau le șterge cine administrează firma. Memoria nu are termen de ștergere; rândurile tale se șterg când le ștergi tu, sau odată cu contul tău.

Ce nu intră niciodată în memorie: parole, chei de acces, CNP-uri, date de card și IBAN-uri. Un filtru le refuză la scriere — fie că le spui în discuție, fie că le scrii în pagina memoriei — iar textul refuzat nu rămâne nici în jurnalul uneltei.

Fișierele PDF cerute lui Xavi rămân și ele pe server, fără termen. Azi nu se șterg automat nici la ștergerea spațiului de lucru; până se repară asta, le ștergem la cerere — scrie la contact@xavio.ro.

Când se schimbă durata de păstrare, pagina asta se actualizează înainte.

Cine vede discuțiile

Fiecare om își vede numai discuțiile lui, în lista „Discuții”, și numai pe firma pe care e: le poate redeschide, continua și șterge. Un coleg din aceeași firmă nu le poate vedea, relua sau șterge — nici dacă le știe numărul. Memoria despre tine o vezi tot numai tu; memoria comună a firmei o văd toți cei care folosesc Xavi pe firma respectivă.

Jurnalul complet — întrebări, răspunsuri, uneltele chemate cu rezultatele lor, costul — îl pot citi și administratorii platformei Xavio, direct în baza de date, ca să repare erori și să urmărească costul. Altcineva din firmă nu are un ecran în care să-l vadă.

Nu scrie date personale de care nu e nevoie

Xavi răspunde la întrebări despre firmă; nu are nevoie de date personale ca să lucreze. Nu scrie în întrebare CNP-uri, serii de buletin, IBAN-uri, numere de card, parole sau date despre sănătate. Tot ce scrii în întrebare pleacă la Anthropic și rămâne în jurnalul nostru.

Pe întrebare nu există un filtru: ce scrii pleacă exact cum ai scris. Filtrul pentru astfel de date există doar la memoria lui Xavi — le oprește să fie ținute minte, nu să plece.

Ce nu face Xavi

• Nu modifică nimic în ERP: nu creează, nu schimbă și nu șterge facturi, clienți, plăți sau stocuri. Singurele lucruri pe care le scrie sunt jurnalul lui, PDF-urile pe care i le ceri și memoria lui despre tine — numai cu „da”-ul tău.
• Nu trimite nimic nicăieri în afară de cererea către Anthropic: nimic la ANAF, niciun e-mail, niciun SMS.
• Nu ia decizii despre oameni. Nu aprobă, nu refuză și nu notează pe nimeni; răspunde doar la întrebarea pusă.
• Nu ține minte nimic despre tine fără acordul tău. De la o discuție la alta duce numai memoria pe care ai confirmat-o tu și memoria firmei — nu și discuțiile însele.
• Nu e consultanță contabilă, juridică sau fiscală.

Transparență (AI Act, articolul 50)

Discuți cu un sistem automat, nu cu o persoană. Răspunsurile lui Xavi sunt generate de un model de inteligență artificială și pot conține erori — o cifră greșită, un document scăpat, o perioadă înțeleasă altfel. Nu te baza pe ele fără să le verifici în Xavio, mai ales înainte de o decizie, o declarație sau o plată. Ele nu constituie consultanță contabilă, juridică sau fiscală.

În sensul Regulamentului (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială, AUTO ȘULEA MOBILE SRL, care dezvoltă și operează Xavio, este furnizorul sistemului Xavi, iar Anthropic este furnizorul modelului pe care se sprijină. Articolul 50 alineatul (1) cere ca oamenii să fie informați că interacționează cu un sistem de IA; pagina aceasta o spune.

Drepturile tale și contactul

Pentru datele firmei pe care le citește Xavi, firma ta e operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită — la fel ca pentru restul ERP-ului —, iar Anthropic e subîmputernicitul nostru. Condițiile sunt în pagina Prelucrarea datelor, iar drepturile tale în Politica de confidențialitate.

Poți cere accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea sau portabilitatea datelor, te poți opune prelucrării și poți depune plângere la autoritatea de supraveghere — în România, ANSPDCP. Discuțiile tale cu Xavi și memoria despre tine le poți șterge singur, din pagina lui Xavi; pentru orice altceva — de exemplu, o copie a unei discuții sau ștergerea memoriei firmei — scrie la contact@xavio.ro de pe adresa de e-mail a contului. Nu îți cerem niciodată parola.

Modificări

Când Xavi primește o unealtă nouă, alt model, alt furnizor sau altă durată de păstrare, pagina asta se actualizează în aceeași versiune a aplicației, nu după. Data din capul paginii arată versiunea curentă.